• Joachim Falk

Retrospektive für Teilprozesse und Workarounds – zu oft unterschätzt!

So decken Sie versteckte Potenziale auf!




Prozesse bestimmen unseren Alltag. Diese sind oftmals von außen vorgegeben, organisch gewachsen oder am Whiteboard entstanden. Das kennt vermutlich jeder. Workflows bestehen aus vielen Teilprozessen oder Arbeitsschritten. Das zugrundeliegende Wissen dafür ist häufig sehr mühsam erarbeitet und zusammengetragen worden.

In Ihrem Arbeitsalltag ist Kreativität und zugleich Schnelligkeit gefordert, um sich am Markt zu positionieren. Wie viele Workarounds sind dabei entstanden, um diesen Anforderungen gerecht zu werden?

Zunächst helfen Ihnen diese vermutlich weiter und erscheinen vorteilhaft. Nicht selten entwickelt sich jedoch eine solche Umsetzung, aufgrund einer ungünstigen Kombination von Tools oder Arbeitsschritten, langfristig zum Problem.


Verlassen Sie Ihre Komfortzone - Es lohnt sich!

Je vertrauter uns diese Alltagsprozesse sind, desto schwerer fällt uns deren objektive Betrachtung. Es lohnt sich aber oftmals, die eigene Komfortzone zu verlassen. Wenn Sie sich ein paar simple Fragen stellen, erhalten Sie bereits erste Indikationen zu möglichen Verbesserungen.

  • Könnten meine Prozesse effizienter sein?

  • Beinhalten meine Prozesse ein großes Fehlerpotenzial? Gibt es händische Überträge?

  • Kann ich einen Teilprozess standardisieren und so stabilisieren?

  • Sind die Methoden zeitgemäß? Gibt es unökonomische oder obsolete Richtlinien?

  • Ist mein Prozess transparent? Gibt es Redundanzen?

Obwohl wir uns alle diese Verbesserung wünschen, kommen wir oft nicht über diesen Wunsch hinaus. Im Spannungsfeld unserer täglichen Aufgaben finden wir einfach nicht die notwendige Zeit oder den richtigen Ansatz. Das Thema wird geschoben und alsbald aufgehoben. Das führt langfristig zu Stagnation! Enorme Verbesserungspotenziale bleiben auf der Strecke. Ineffiziente Prozesse bleiben bestehen und stehlen Ihnen die Zeit etwas zu ändern. Ein Teufelskreis. Um diesen zu durchbrechen ist es notwendig im Kleinen anzufangen.

"There is only one way to eat an elephant: a bite at a time.” Desmond Tutu

Beginnen Sie mit einer Retrospektive einzelner Teilprozesse oder entstandener Workarounds. Setzen Sie sich zum Ziel, diese zu digitalisieren. Falls dies bereits geschehen ist, überprüfen Sie, ob eine Modernisierung erforderlich ist. Sie fragen sich, warum gerade Digitalisierungsmaßnahmen das Mittel der Wahl sind?

Für die Digitalisierung muss Ihr Prozess genau unter die Lupe genommen werden. Hier kommt alles zusammen, Ihre Anforderungen, Ihre Wünsche, die Potenzialanalyse, uvm.



Eine Digitalisierungsmaßnahme beginnt mit der Retrospektive in Form einer eingehenden Analyse. Verbesserungspotenziale werden so erkannt und bieten die Grundlage, um geeignete Maßnahmen für einen effizienten und innovativen Schub nach vorne zu identifizieren.

Lesen Sie hier, wie der TeSolva Gründer wichtige Teilprozesse der juwi AG analysierte und Kostentreiber identifizierte. Aufgrund der Verwendung dieser Eigenentwicklungen, konnten bereits nach den ersten 1 ½ Jahren ca. 4 Mio. € eingespart werden.

Mittels moderner Software werden Ihre Teilprozesse optimiert abgebildet. Diese können anschließend problemlos in Ihr Gesamtsystem integriert werden. Moderne Software sorgt dafür, dass Sie sich zukunftsfähig aufstellen.

So erreichen Sie gleich drei Ziele:

1. Versteckte Potenziale Ihrer Prozesse werden identifiziert. 2. Ihre Prozesse werden effizienter. 3. Ihre Prozesse werden zukunftsfähig.

Fazit:

Durchbrechen Sie den Teufelskreis, indem Sie Ihre Teilprozesse aus dem Blickwinkel der Digitalisierung betrachten. Gehen Sie dabei schrittweise vor. Nehmen Sie sich Zeit genauer hinzuschauen, insbesondere bei arbeitsintensiven Prozessen. Die Lösung ist manchmal überraschend einfach und kann Ihnen die Arbeit im Nachhinein spürbar erleichtern. Ein frischer Blick von außen kann hier für eine objektive Bewertung entscheidend sein.

Nutzen Sie einen objektiven Blickwinkel & Expertise von außen

Unser interdisziplinär aufgestelltes Team unterstützt Sie gern auf diesem Weg. Wir kennen die Hotspots genau und entwickeln pragmatische Lösungen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

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Dr. Anja Zonaras

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