Teil 2 - Modernisierung von Altsystemen
In unserem ersten Beitrag der Themenreihe "Modernisierung von Altsystemen" haben Sie erfahren, was man unter einem Altsystem versteht und wie Sie dieses erkennen können. In unserem aktuellen Beitrag erfahren Sie, warum es so wichtig ist, Ihren Altsystemen Aufmerksamkeit zu schenken.
Im geschäftlichen Alltag ist es wichtig, dass Sie sich auf den Kern Ihres Geschäfts konzentrieren können. Vermutlich setzen Sie dafür unterschiedlichste IT-Systeme ein, die Sie dabei unterstützen sollen. Veraltete Systeme bergen Risiken, die aus der Unterstützung schnell einen Bremsklotz machen können. Lassen Sie uns in ein zunächst recht banal klingendes Beispiel eintauchen: Wir erinnern uns alle an 2020. Nach einer relativ kurzen politischen Debatte wurde die temporäre Mehrwertsteuersenkung auf 16% beschlossen. Was auf dem Papier nach einer einfachen Änderung aussieht, entpuppt sich schnell als eine immense Herausforderung für viele IT-Systeme. Das Aufspüren aller für Änderungen relevanter Stellen glich in Teilen einer Detektivarbeit. Häufig wurde durch diese kurzfristige Anpassung die Komplexität der Systeme weiter erhöht. Statt dem eigentlichen Kerngeschäft, stand diese Änderung längere Zeit im Tagesmittelpunkt für viele Unternehmen.
Modern gestaltete IT-Systeme bieten hier die Chance einer schnellen Wiederkehr zur Norm durch geringe Anpassungszeiten. Wenn Sie Kenntnis über die Risiken von Ihrem IT-System haben, dann können Sie bessere Entscheidungen im Umgang damit treffen. Allein das ist schon Gold wert.
Die TOP 7 Risiken von Altsystemen
1 – Wissensmanagement / Degradierendes Wissen
In den allermeisten Unternehmen wachsen Systeme mit der Zeit aufgrund einer Kombination von äußeren und inneren Einflüsse. Ein Beispiel dafür ist die Einführung der DSGVO oder die Umstrukturierung eines Geschäftsprozesses. Über die Zeit können so hochkomplexe Systeme entstehen. Typischerweise wird diese Entwicklung von Mitarbeitern begleitet, welche viel Wissen rund um das System sammeln:
• Betrieb und Wartung des Systems
• Wissen über relevante Größen zum frühzeitigen Erkennen von Problemen
• Komponentenkenntnis – Wissen darüber, welche Software zum Einsatz kommt
– Wissen darüber, ob sich eine Komponente dem Supportende nähert
Diese Zentralisierung des Wissens birgt Risiken für Sie und Ihr Unternehmen. Über die Zeit kann dieses Wissen degradieren. Wenn solche Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen oder krankheitsbedingt ausfallen, dann werden Sie das schnell merken. Im besten Fall hat die Einarbeitung neuer Mitarbeiter stattgefunden aber das dabei vermittelte Wissen geht oftmals nicht ausreichend in die Tiefe. Die direkten Folgen dieses mangelnden Wissenstransfers werden Sie vermutlich deutlich zu spüren bekommen:
• Die Behebung von Problemen läuft evtl. nur schleppend
• An eine Weiterentwicklung ist ggf. gar nicht zu denken • Probleme können “aus dem Nichts” auftreten, weil man sie nicht auf dem Schirm hatte
• Handlungsunfähigkeit, weil niemand mit dem nötigen Wissen vorhanden ist
• Hohe Abhängigkeit zu wenigen oder sogar einzelnen Personen
• Hohe Abhängigkeit zu einzelnen Firmen sorgt für hohe Preise und fehlenden Hebelarm bei Nachverhandlungen
2 – Fehler im Umgang
Hohe Komplexität provoziert Fehler, sei es weil der Umgang mit der Software sehr kompliziert ist oder ein zuvor nicht betrachteter Fall eingetreten ist. Fehler können Sie teuer zu stehen kommen. In der Regel werden diese umso teurer desto später sie entdeckt werden. Dabei sollten Sie neben dem monetären Aspekt, die Auswirkung auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und auch Kunden nicht unterschätzen.
3 – Sicherheit
Sicherheitslücken werden immer wieder in weit verbreiteter Software gefunden. Oftmals besteht der Schutz darin, dass die Lücke lange Zeit nicht in der Hacker- und Security Community bekannt war. Wird diese jedoch irgendwann einmal bekannt, so besteht für Sie möglicherweise akuter Handlungsbedarf diese zu schließen. Während aktuelle Software meist mit Sicherheitsupdates versorgt wird, geschieht dies für Software, deren Support eingestellt worden ist, leider nur in den seltensten Fällen.
Im ungünstigsten Fall ist eine veraltete Systemkomponente betroffen, zu der eine hohe Abhängigkeit besteht. Es werden möglicherweise größere Systemanpassungen nötig, um die Komponente zu ersetzen. Während dieser Umsetzung ist die Lücke weiterhin offen und bietet einen möglichen Angriffsvektor.
4 – Kosten
Wenn an Ihrer Software viele Anpassungen gemacht werden, besteht das Risiko, dass sich über die Zeit technische Schulden auftürmen. Mit technischen Schulden beschreibt man üblicherweise ein Maß für die negativen Auswirkungen einer nicht sauberen technischen Umsetzung. Hohe technische Schulden bedeuten, dass Aufwände und damit auch die Kosten für die Entwicklung neuer Features sehr hoch sind. Dies kann z.B. durch ungewöhnlich hohe Komplexität entstehen, welche nie abgebaut worden ist.
Paart man diese hohen Anforderungen an die Umsetzung mit einem kontinuierlichen Bedarf an Weiterentwicklungen, z.B. auf Basis von Kundenwünschen, so können hier sehr hohe kontinuierliche Kosten für Sie entstehen.
Neben der Weiterentwicklung kann aber auch schon der reine Betrieb eines hochkomplexen Systems viel Manpower binden.
5 – Daten – Isolation und Management
Systeme arbeiten mit Daten. Heutzutage mehr denn je. Daten werden erfasst, verarbeitet, zusammengeführt, validiert, ausgewertet, zwischengespeichert, verteilt und noch vieles mehr. Es ist also nicht verwunderlich, wenn in historisch gewachsenen Systemen sehr spezielle Datenstrukturen entstehen. Solche Strukturen bringen aber nicht selten Probleme mit Isolation und fehlender Verwaltungsmöglichkeit mit sich.
• Isolation - Oftmals sind Datenquellen ohne den Kontext des Systems nicht nutzbar. Das sorgt dafür, dass die Daten von anderen Einsatzzwecken isoliert werden. Eine gewinnbringende Nutzung Ihrer Daten ist somit vielleicht gar nicht möglich.
• Verwaltung– Sie sollten Ihren Datenumfang beherrschen können und nicht andersherum. Wurde dies bei dem initialen Verwendungszweck nicht berücksichtigt, können nachträgliche Anforderungen zu kritischen Problemen werden. So bereitete z.B. die Einführung des DSGVO-konformen Löschens von Datensätzen eine hohe Herausforderung für viele Unternehmen.
6 – Fehlende Skalierbarkeit
Ihr Geschäft läuft gut und Sie möchten ihren Prozess weiter ausbauen? Ihre Web Plattform erfreut sich großer Beliebtheit und soll wachsen? Nicht selten wird in diesem Rahmen eine Skalierung Ihrer IT-Systeme notwendig, um die gestiegenen Anforderungen zu bedienen.
Während Sie schnellere Infrastruktur kaufen können (vertikale Skalierung), ist dieses Wachstumspotential meist schnell erschöpft und beschränkt sich auf einzelne Standorte.
Die Cloud bietet Ihnen viele Lösungen rund um die Skalierung in die Breite (horizontale Skalierung). Leider mangelt es alten IT-Systeme oft an der Fähigkeit dies zu nutzen. Damit können alte IT-Systeme zu einem Bottleneck für das Wachstum ihres Unternehmens werden und dafür sorgen, dass große Geschäftspotenziale ungenutzt bleiben.
7 – Fehlende Agilität
Die vorangegangenen Punkte zeigen, dass Anpassungen an Altsysteme langsam und teuer sein können. Ist dies der Fall, so ist kein agiles Handeln möglich. In einer sich ständig ändernden Welt ist der Markt im Wandel. Während manche den Wandel vorgeben (Market Leader) machen andere den Wandel mit (Market Follower). Unabhängig davon, in welchem Lager Sie sich befinden, ist der Wandel die Konstante. Die notwendige Voraussetzung für langfristiges Wirtschaften ist somit die Agilität.
• Wenn Sie Änderungen zu langsam umsetzen, haben Sie das Nachsehen gegenüber der Konkurrenz.
• Chancen am Markt kommen und gehen. Wenn Sie nicht reagieren können, werden Sie diese nicht für sich nutzen können.
Unser Fazit:
Altsysteme bergen unterschiedliche Risiken. Welche Risiken Sie akzeptieren und welche Ihnen begegnen, hängt nicht zuletzt von deren Schadenspotenzial für den jeweiligen Geschäftsbetrieb ab. Die Kenntnis darüber hilft Ihnen jedoch dabei, diese zu bewerten.
Nutzen Sie dieses Wissens zu Ihrem Vorteil! Wenn Sie den Risiken adäquat begegnen, können Sie daraus Ihr Geschäftspotenzial erhöhen.
Lesen Sie mehr dazu in unserem nächsten Beitrag.
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Dr. Anja Zonaras
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