So bewahren Sie Ihre Software vor dem Untergang
Kennen Sie diese Situation: Sie merken, dass Ihre für Sie maßgeschneiderte Software in die Jahre gekommen ist. Dass sie nicht mehr so leistungsfähig ist. Dass Sie manche Prozesse nicht damit abbilden können. Dass die Oberfläche etwas altbacken wirkt. Verständlich, wenn in Ihnen der Wunsch nach etwas Neuem nagt. Doch halt: Schauen wir erst mal, was noch zu retten ist.
„Nichts ist so beständig wie der Wandel" (Heraklit)
Ihre Individualsoftware wurde vor ein paar Jahren genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Nach der Einführung waren Sie glücklich, dass alles gepasst hat. Die Schnittstellen zu weiteren Individual- und Standard-Produkten waren eingerichtet, die Software auf Ihre Unternehmensgröße und Ihre Prozesse bestens ausgelegt. Jetzt ist das aber plötzlich nicht mehr so. Was ist passiert?
Die Ursachen können vielfältig sein und meistens ist es ein Mix aus folgenden Einflussfaktoren:
Ihr Geschäft hat sich weiterentwickelt und Sie reagieren auf Markt- und Kundenbedürfnisse. Beispielsweise haben Sie einen Online-Shop eingerichtet oder Sie bieten neue Dienstleistungen, wie zum Beispiel eine Hotline oder einen Lieferdienst an. Dadurch sind die Ansprüche an Ihre Individualsoftware gewachsen.
Sie haben einen guten Job gemacht. Ergebnis: Ihr Unternehmen ist gewachsen. Doch mehr Kunden und mehr Mitarbeitende, die die Software nutzen, bedeuten einen deutlichen Anstieg des Datenvolumens. Dieses zu verarbeiten, dauert zunehmend länger. Die Performance Ihrer Software leidet und damit die NutzerInnen.
Ihre Software ist nicht „stand-alone" in Ihrem Unternehmen. Sie ist an einige andere Softwareprodukte über Schnittstellen angebunden. Da diese von den Herstellern ständig weiterentwickelt und upgedated werden, kommt es vermehrt zu Kompatibilitätsproblemen. Außerdem geben die anderen Softwareprodukte den Takt vor: Hilfreiche Features sollten auch in Ihrer Individualsoftware verfügbar sein, meinen die NutzerInnen.
Natürlich beobachten Sie die neuen Entwicklungen am Markt und in Ihrem Unternehmen und machen sich Ihre Gedanken. So haben Sie bereits seit einiger Zeit eine Menge Verbesserungsideen für Ihre Software in der Schreibtischschublade. Wegen Zeitdrucks haben Sie diese vielen guten Ideen aber bisher nicht realisiert. Daher wurde Ihre ursprünglich sehr gute Software nie maßgeblich weiterentwickelt. Jetzt scheint sie veraltet.
Aber muss sie daher über Bord geworfen werden?
Drei alternative Ansätze
Es ist immer gut, in regelmäßigen Abständen sich die Tatsache bewusst zu machen, dass auch eine Software nur eine begrenzte Nutzungsdauer hat. So ist es wichtig, sie auf ihren Nutzen für das Unternehmen zu bewerten. Sind Zweifel an der Leistungsfähigkeit Ihrer Software vorhanden, gibt es für Sie grundsätzlich drei Handlungsoptionen:
Sie können Ihre Software über Bord werfen. Das erfordert die Anschaffung einer neuen Software, entweder als individualisierte Standardsoftware oder wieder eine Neuentwicklung einer Individualsoftware.
Sie können den Rettungsring auswerfen. Die Software wird an die neuen Anforderungen angepasst und modernisiert.
Sie können das Problem aussitzen und die Software weiter unverändert nutzen, solange sie noch einigermaßen funktioniert.
Warum es sich lohnt, Ihre Software zu modernisieren
Mal ehrlich - mit Ihrer Software sind Sie viele Jahre gut gefahren. Sie bildet viele Ihrer Prozesse nach wie vor gut ab, sonst hätten Sie diese bereits ausgetauscht. Blicken wir also kurz auf die Vorteile, die eine Modernisierung gegenüber einer Neuanschaffung bzw. Neuprogrammierung hat.
Ihr Team hat gute Erfahrungen mit der Software gemacht. Entsprechend hoch ist die Identifikation Ihrer Mitarbeitenden mit dem Programm. Ein sinnvolles Update ist ihnen viel besser zu „verkaufen” als eine neue Anwendung. Und auch der Schulungsaufwand wird sich in Grenzen halten, denn die Logik des Programms und die wichtigsten Features sind bekannt.
Bei der Modernisierung müssen Sie nicht bei null anfangen: Prozesse, die nach wie vor gut funktionieren, können bestehen bleiben. Wenn Sie sich auf die Stellen fokussieren, die noch nicht funktionieren, bleibt der Programmieraufwand überschaubar.
Ebenso sind eine Reihe von Schnittstellen bereits vorhanden. Auch sie können – ggf. leicht modifiziert – weiter genutzt werden.
Bei der Modernisierung ist es möglich, in kleinen Schritten und während des laufenden Betriebs zu verbessern. Es gibt keinen Tag X für den Go-Live, der viele Betroffene im Vorfeld unter Stress setzt.
Was heißt Modernisierung einer Software konkret?
Das Modernisieren kann sich auf unterschiedliche Aspekte der Software beziehen, beispielsweise:
Es müssen Schnittstellen aktualisiert werden, um mit den moderneren Standard-Softwareprodukten „kommunizieren” zu können
Auch Bedieneroberflächen gehen mit der Mode. Es wird ein moderner „Look & Feel” gewünscht.
Bedienerfreundlichkeit: Neben dem Look & Feel soll die Oberfläche intuitiv und logisch anmuten und mit weniger Klicks zum Ergebnis führen.
Die Nutzung erfolgt nicht mehr ausschließlich am Desktop. Für die mobile Nutzung ist ein responsives Design nötig, das auf allen Endgeräten reibungslos funktioniert.
Ihr Unternehmen möchte in die Cloud migrieren. Dass Ihre Software dann als Software as a service (SaaS) funktioniert, erfordert eine Anpassung.
Ist die Programmiersprache veraltet, ist ggf. eine Übersetzung in eine aktuelle Programmiersprache sinnvoll.
Cyberangriffe lauern überall. Die Modernisierung soll Sicherheitsmängel beheben.
Die Software muss die rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes erfüllen.
Eine Modernisierung der Software kann also für jedes Unternehmen etwas völlig anderes bedeuten.
Worauf Sie beim Modernisierung achten sollten
Haben Sie sich entschieden, dem Versuch der Modernisierung eine Chance zu geben? Dann können Sie nach diesem 5-Punkte-Plan vorgehen:
Prüfen Sie zunächst, ob Sie alle Rechte an der Software haben, also das geistige Eigentum daran besitzen. Denn dann sind Sie in der Wahl eines Dienstleisters frei.
Verschaffen Sie sich ein Bild der Lage: Welche Anforderungen und Wünsche gibt es? Wie weit liegen IST- und SOLL-Zustand auseinander?
Überdenken Sie Ihre Prozesse: Mit der Technik der Retrospektive nehmen Sie auf, welche Workarounds Ihre Mitarbeiter wegen Unzulänglichkeiten der Software geschaffen haben? Welche Schritte können Sie in Zukunft effizienter gestalten? Welche lassen sich automatisieren?
Ermitteln Sie Ihre technischen Schulden. Wurde in der Vergangenheit nach den Clean Code Prinzipien programmiert? Ist alles sauber dokumentiert?
Erstellen Sie einen Plan für die Umsetzung. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine Modernisierung in kleinen Schritten ratsam ist. Wer zu viel auf einmal machen will, läuft Gefahr, sich zu übernehmen. Seien Sie also agil. Testen Sie jede Verbesserung. So können Sie auch aus ersten Fehlern lernen!
Bei diesem 5-Punkte-Plan ist es von Vorteil, frühzeitig einen erfahrenen IT-Partner mit an Bord zu holen. Ein neutrales Urteil von Experten, inwieweit und mit welchem Aufwand die Software für die kommenden Jahre fit gemacht werden kann, hilft Ihnen bei der Entscheidung pro oder contra Modernisierung.
Haben Sie Fragen?
Gerne sind wir Ihr erster Ansprechpartner in Sachen Modernisierung von bestehender Individualsoftware. Holen Sie sich unser qualifiziertes Experten-Feedback.
Wir betreuen Sie gerne in allen Phasen der Modernisierung, um Ihrer Software eine zweite Chance zu geben.
Dr. Anja Zonaras
Kundenbetreuung M. +49 (0)1525 20 17 570
Mehr Informationen finden Sie unter: www.tesolva.de
