Gute Gründe, warum Sie jetzt handeln sollten
Es ist kein Geheimnis mehr, dass die deutsche IT-Landschaft zahlreiche Schwächen aufweist – zu langsam, zu viel Handarbeit, zu wenig digital. Strukturelle Probleme sind in vielen Unternehmen zu beobachten.
Der allgemeine Druck, „digitaler zu werden“, der schon vor der Pandemie da war, hat sich insbesondere durch Kundenanforderungen verstärkt; der „Amazon-Effekt“ ist nicht nur im Einzelhandel seit Jahren zu spüren. Beispielsweise werden prompte Information über den Bestellvorgang und Lieferstatus auch immer mehr im B2B erwartet. Manuelle Auftrags-bearbeitung nach diesen Vorgaben ist jedoch in der 24/7-Welt kaum leistbar.
Prozesse müssen automatisiert werden und um diese in der EDV abzubilden, sind gut aufeinander abgestimmte, über Schnittstellen und Plug-Ins verbundene Systeme vonnöten.
Zweifel an der Effizienz Ihrer IT-Landschaft? Sie sind vermutlich berechtigt
Vielleicht kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor:
Ihr Unternehmen hat sich in den letzten Jahren gut entwickelt. Neue Produkte und Services sind hinzugekommen, neue Mitarbeiter/innen wurden eingestellt. Wachsende Herausforderungen mussten mit den vorhandenen Ressourcen gemeistert werden, für Spezialanforderungen sind IT-seitig „Insellösungen“ vorhanden. Manuell erfasste Daten werden händisch oder halbautomatisch in führende Systeme z. B. die Stammdaten-verwaltung überführt. Wenn Quartalsmeetings oder die Budgetplanung anstehen, werden Daten fallweise aus unterschiedlichen Systemen gesammelt, exportiert, in Excel weiterbearbeitet, aggregiert und in Powerpoint aufbereitet.
Eindeutige Anzeichen, dass die Systeme in Ihrer IT-Landschaft nicht ausreichend integriert sind.
Beispiel gefällig?
In der Skizze sehen Sie ein recht typisches Szenario. Manuelle Prozesse, halbautomatische und vollautomatische Importe zwischen den Systemen charakterisieren die Erstellung von Rechnungen. Dadurch können schnell Fehler bei der Rechnungsstellung entstehen, was für das Unternehmen Umsatzeinbußen und den Verlust von Kunden bedeuten kann.
Anlässe für Systemintegration – was kommt da auf Sie zu? Oder ist der Fall schon eingetreten?
Die Initialzündung für das Beheben dieser Insellösungen ist die Systemintegration. Dafür kommen unterschiedliche externe und interne Auslöser in Frage:
- Von dem Druck, den Kundenerwartungen auf Ihr Unternehmen ausüben, haben wir bereits gesprochen. Das kann dazu führen, dass Sie Ihre Prozesse und/oder Ihr Business Model grundlegend überdenken und überarbeiten müssen. Da ist eine weitverzweigte, unverbundene IT-Systemlandschaft oft ein Hemmnis.
- Rechtliche Anforderungen z.B. die Forderung nach der E-Rechnung (sie ist Pflicht, wenn Rechnungen an staatliche Einrichtungen gestellt werden und wird vermehrt von Großkonzernen gefordert), oder das One-Stop-Shop-Verfahren, das den innereuropäischen Handel seit Juli 2021 vereinfachen soll.
- Auch die IT-Technik selbst kann Anlass sein, die Systemintegration voranzutreiben: Denken Sie an auslaufende Software-Lizenzen, ihre Eigenanwendung ist in veralteten Programmiersprachen geschrieben, für Ihre Insellösung wird der Support eingestellt und es gibt keine Updates mehr, es kommt immer öfter zu Kompatibilitätsschwierigkeiten usw.
- Die Daten für mehrere Systeme zu sichern, ist eine große Herausforderung für Ihre IT. Je mehr Anwendungen im Einsatz sind, desto unübersichtlicher wird es für die IT-Experten und umso teurer wird es für Ihr Unternehmen.
- Auch dem Wunsch von Mitarbeiter/innen nach Remote Work Rechnung zu tragen, spricht für die Integration, insbesondere als Cloud-Lösungen.
Der ein oder andere Anlass ist vielleicht heute schon bei Ihnen deutlich spürbar, manches nehmen Sie vielleicht zähneknirschend hin, wieder anderes spielt bei Ihnen (noch) keine große Rolle, könnte aber kommen … Vielleicht schon morgen?
Ja, aber der Motor läuft doch, …
… wenn auch ein wenig stotternd. Warum also etwas ändern?
Hierfür gibt es eine Reihe von guten Gründen, die Integration baldmöglichst anzugehen und Schwächen beim Zusammenspiel der Systeme zu beheben:
- Nicht integrierte Systeme erfordern manuelle Prozesse, die in der Regel weitaus fehleranfälliger sind als vollautomatische Prozesse. Sie benötigen zusätzliche Kontrollen und führen somit zu Doppelarbeiten.
- Wenn Prozesse sich ändern, ist der Aufwand, die Eigenentwicklung anzupassen, ziemlich hoch.
- Für die Programmierung und Pflege von Eigenentwicklung und für die Bedienung von Insellösungen sind meist nur wenige Kolleg/innen im Unternehmen zuständig. Entsprechend ist das Unternehmen von diesen Mitarbeiter/innen abhängig. Mit der Insellösung entsteht Inselwissen. Letztlich verursacht dies Ineffizienzen und hohe Kosten.
Nicht zu vergessen ist eine Liste von Vorteilen, die über die Behebung der Schwächen im System hinausgehen und auf eine generelle Effizienzsteigerung einzahlen. Dazu zählen:
- Daten sind in Echtzeit verfügbar – für die bessere Steuerung durch das Management.
- Das System wird flexibler, besser skalierbar und schafft die Basis für Kollaboration.
- Vereinheitlichung von Benutzeroberflächen und Vereinfachung von Abläufen – der User wird es danken.
- Abschaffung von manuellen und halbautomatischen Prozessen führt zu höherer Datenqualität und -konsistenz – das kann nicht schaden, denn Daten sind das neue Gold.
So machen Sie Ihre IT-Landschaft zukunftssicher
Stellen Sie zunächst fest, welche Daten wirklich gebraucht werden. Gerade bei manuellen Prozessen entstehen oft Reports und Prüflogiken, die nur dafür da sind, die manuellen Schritte zu überprüfen.
Wenn diese Frage geklärt ist, prüfen Sie, ob es ein Plug-In für Ihr führendes System gibt, das die Funktionalitäten der Insel ebenso gut übernehmen kann. Dann kann die Insellösung abgeschafft werden.
Wenn dies nicht möglich ist, ist der nächstbeste Weg, eine Brücke zur Insel zu bauen, mit dem Ziel die manuellen Prozesse zu automatisieren. Kann auch mit einer Brücke zur Insel keine Lösung erzielt werden, bleibt oft nur die Neuentwicklung, was nachvollziehbarerweise die teuerste Variante zur Integration darstellt.
Bild: Entscheidungsbaum für die Integration von Systemen
Lösen Sie jetzt die Handbremse und gehen Sie die Integration an
Änderungen an der IT-Landschaft sind niemals ohne gute Planung und vor allem auch selten ohne Widerstände durchführbar. Manche Mitarbeiter/innen hängen an den bekannten Abläufen und wollen die Prozesse nicht ändern, manche haben Angst, durch die Automatisierung überflüssig zu werden. Bei den Entscheidern stehen andere Hemmnisse wie Zeit und Geld im Vordergrund.
Hier gilt es, die Vorteile der Integration konkret zu benennen und offen zu kommunizieren. Holen Sie alle Betroffenen frühzeitig mit an Bord. Und vor allem sollten Sie sich von der Vorstellung verabschieden, dass die IT nur ein Kostenfaktor im Unternehmen ist. Vielmehr kann sie nennenswerte Beiträge zur Wertschöpfung leisten. Für die Beratung und ggf. Umsetzung des Konzepts empfiehlt es sich, externe Berater einzubinden.
Gerne unterstützen wir Ihre IT-Beauftragten dabei, die Möglichkeiten der Integration auszuloten. Sprechen Sie uns an. Wir geben für Sie Gas.
Vereinbaren Sie gleich einen unverbindlichen Gesprächstermin! Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.
Joachim Falk
Geschäftsführer Tel.: +49 (0) 177 78 62 862
E-Mail: falk@tesolva.de
Mehr Informationen finden Sie unter: www.tesolva.de
