Analyse mit messbarem Nutzen für einen komplexen Teilprozess
Ein gewachsener Prozess soll digitalisiert werden. Abläufe und Anforderungen sind bekannt –
aber sind sie auch die richtige Grundlage für die neue Software?
Gerade vor der Entwicklung von Individualsoftware lohnt es sich, nicht nur den bestehenden Prozess abzubilden. Fachliche Regeln, Berechnungsgrundlagen sowie Kosten-, Zeit- und Fehlertreiber sollten überprüft werden. Denn sonst besteht die Gefahr, bestehende Schwächen lediglich zu digitalisieren.
Wie groß der Effekt einer solchen Prozessanalyse und technischen Fachanalyse sein kann, zeigt ein Projekt für die juwi AG.
Ausgangssituation – Die Herausforderung
Nicht jeden bestehenden Prozess einfach blind digitalisieren
Für die juwi AG sollte ein Teilprozess zur Auslegung von Solargestellen digitalisiert und automatisiert werden.
Der bestehende Ablauf basierte auf einer komplexen Berechnungsmethode und erforderte zahlreiche manuelle Arbeitsschritte. Das kostete Zeit und machte den Prozess unnötig aufwendig.
Auf den ersten Blick lag die Aufgabe nahe: den vorhandenen Ablauf in Software überführen und die manuellen Schritte automatisieren. Doch bevor eine passende Individualsoftware entstehen konnte, musste eine grundlegende Frage geklärt werden: Ist der bestehende Prozess mit seinen fachlichen Regeln und Berechnungen überhaupt die richtige Grundlage für die Digitalisierung?
Die Analyse zeigte, dass nicht nur die manuellen Abläufe Verbesserungspotenzial boten. Auch die seit Jahren eingesetzte Berechnungsgrundlage war sehr konservativ ausgelegt. Sie orientierte sich an einer bestehenden Norm, die den konkreten Anwendungsfall nicht präzise abbildete. Dadurch wurden mehr Ressourcen eingesetzt als tatsächlich erforderlich.
Unsere Aufgabe
Anforderungen verstehen, bevor die Software entsteht
Im Requirements Engineering analysierten wir den gesamten Teilprozess, seine fachlichen Regeln und die zugrunde liegende Berechnungsmethodik. Wir hinterfragten bestehende Annahmen, untersuchten Kosten- und Zeittreiber und erarbeiteten eine Grundlage dafür, wie der Prozess künftig softwareseitig abgebildet werden sollte.
Um die Berechnungsgrundlage fachlich abzusichern, wurde die Fragestellung mit den zuständigen Bauaufsichtsbehörden sowie Beteiligten aus dem Normungsumfeld geklärt. Daraus entstand eine weitergehende Untersuchung, die schließlich auch zu einer Weiterentwicklung der normativen Grundlage beitrug. Erst auf dieser Basis stand fest, was die Individualsoftware tatsächlich abbilden und automatisieren sollte.
Das entspricht unserem Verständnis von Requirements Engineering bis heute: Anforderungen werden nicht ungeprüft in Software übersetzt. Wir analysieren Prozesse, hinterfragen fachliche Zusammenhänge und schaffen gemeinsam mit den Produktverantwortlichen eine fundierte Grundlage für die technische Umsetzung.
Das Ergebnis und der Erfolg des Kunden
Den richtigen Hebel identifiziert – über 4 Mio. € eingespart
Aus einem zunächst klassischen Digitalisierungsvorhaben entstand eine wesentlich umfassendere Optimierung. Manuelle Workarounds und unnötige Datenübertragungen wurden reduziert, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Berechnungsmethodik genauer auf den tatsächlichen Anwendungsfall abgestimmt.
Der entscheidende Mehrwert entstand jedoch bereits vor der eigentlichen Softwareumsetzung: Durch die Kombination aus Requirements Engineering, Prozessanalyse und technischer Fachanalyse wurde ein Kostentreiber sichtbar, der bei einer reinen Digitalisierung des bestehenden Ablaufs erhalten geblieben wäre.
Das Ergebnis war messbar: Innerhalb der ersten 1,5 Jahre erzielte juwi Einsparungen von über 4 Mio. €.
Das Projekt zeigt, warum es sich gerade bei gewachsenen Prozessen lohnt, vor der Entwicklung oder Weiterentwicklung von Individualsoftware genauer hinzusehen. Wer Prozesse und fachliche Regeln zuerst versteht und hinterfragt, kann gezielt dort ansetzen, wo die größte Wirkung entsteht.
„Anforderungsmanagement bedeutet für mich nicht, Anforderungen nur zu dokumentieren. Gerade bei gewachsenen Prozessen lohnt es sich, Kosten-, Zeit- und Fehlertreiber fachlich zu hinterfragen – bevor sie einfach in Software übertragen werden."
Joachim Falk, CEO und Gründer von TeSolva
Das sagt unser Kunde über uns
Matthias Willenbacher
Gründer und Vorstand der juwi AG (bis 2015)
»Dank der analytischen Fähigkeiten und dem tiefgehenden Wissen für mathematische und ingenieurstechnische Fragestellungen, wurde unser Berechnungsmodell von Joachim Falk von TeSolva erfolgreich optimiert. Durch die transparente, offene und ehrliche Kommunikation ist es ihm gelungen, eine Brücke zu den unterschiedlichsten Stakeholdern zu bauen. Bereits in der ersten 1,5 Jahren konnten wir so 4 Mio. € einsparen.«
Erfahrung aus konkreten Softwareprojekten
Unsere Projektstories zeigen, welche Aufgaben TeSolva übernommen hat und welche Ergebnisse daraus entstanden sind. Sie helfen Ihnen, ähnliche Fragestellungen und passende Leistungen einzuordnen.
Unsere zentralen Aufgaben in diesem Projekt
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